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Event Management

Planung - Inhaltlich und Finanziell

Checkliste Organisation & Planung
Checkliste Organisation & Planung

Du willst eine Freizeit (oder eine aufwändige Aktion) planen?

Was muss bei Planung und Organisation von Veranstaltungen beachten muss, haben wir dir in einer Checkliste zusammengestellt. Wenn du diese Schritt für Schritt durcharbeitest, hast du die wichtigsten Fragen geklärt.

Checkliste Jugendhaus, Zeltplan
Checkliste Jugendhaus, Zeltplan

Was muss bei der Wahl eines Jugendhauses / eines Zeltplates wichtig? 

Mit dieser Checkliste hast du alle Fragen parat, um dich bestmöglich auf deine Aktion vorbereiten zu können.

Häuserbuchliste
Häuserbuchliste

Du suchst von München aus Häuser für verschiedene Gruppengrößen? Wir haben eine Aufstellung einiger Angebote aus der "Umgebung" zusammen gestellt.

Freizeitenkalkulation
Freizeitenkalkulation

Was muss meine Aktion eigentlich kosten?

 

Für die Kalkulation eines Reisepreises ist es wichtig, alle Ausgaben einer Freizeit zu kennen.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Formen des Zuschusses (Kreisjugendringe, Bayerischer Jugendring, Kirchengemeinden etc.).

 

Wenn alle Ausgaben bekannt sind und die zu erwartenden Zuschüsse berechnet werden können, weiß man zu welchem Preis man die Veranstaltung anbieten kann.

 

Dieses Excelltool funktioniert automatisiert. Alle grünen Felder müssen mit den abgefragten Informationen befüllt werden.

Am Ende errechnet sich automatisch ein Reisepreis, der als Orientierung genommen werden kann (oder als direkten Preis für die Veranstaltung).

Küchenmanagement (checklisten & Finanzen)

Die Evangelische Jugend München versucht Ehrenamtliche, die sich verantwortlich engagieren, bei den lästigen Dingen des Engagements zu unterstützen.

Dazu gehören alle Bereiche der Finanzverwaltung - gerade in der Funktion als Küchenmitglied.

Um Probleme und Mehrarbeit zu vermeiden, schlagen wir diesen Prozess der Abrechnung vor.

Für Freizeiten & Forbildungen im Rahmen der EJM, sind die Prozesse verpflichtend. (ab Juli 2022)

 

Wer in der EJM eine Freizeit als Küche begleitet, bekommt eine Küchenfinanzmappe, in der alle relevanten Informationen, Karten, Geld- und Dokumentenbeutel enthalten sind.

 

Die nun aufgelisteten Dokumente sind die inhaltliche Füllung dieser Mappe.

Sie können zur Orientierung der Finanzvorbereitung für jede Küche hilfreich sein.

Checkliste - Finanzen und Abrechnung als Küche
Checkliste - Finanzen und Abrechnung als Küche

Checkliste - Finanzen und Abrechnung als Küche

 

Als Küche für eine Veranstaltung verantwortet man viel Geld. Damit das Geldausgeben reibungslos klappt und die Abrechnung hinterher problemfrei läuft, gilt es einiges zu beachten.

 

Hier geht es um das Prinzip "Zwei Minuten Mehrarbeit beim Einkauf sparen Stunden in der Abrechnung und verhindern den Verlust von tausenden Euro Fördergeld."

Hilf dir und den hauptberuflichen Personen, schnell und gut zu arbeiten.

Einkaufslisten nach Abrechnungsvorgaben
Einkaufslisten nach Abrechnungsvorgaben

Einkaufslisten nach Abrechnungsvorgaben

 

Eine Besonderheit der Abrechnung von Jugendfreizeiten, ist die besonderen Anforderungen an die Aufteilung von Rechnungen. Diese Aufteilung kann man schon in der Erstellung der Einkaufslisten berücksichtigen. Dazu haben wir hier einen Vordruck, um die Aufteilungen beim Planen gleich vor Augen zu haben.

Endabrechnungsbogen
Endabrechnungsbogen

Endabrechnungsbogen

 

Bei Vorschüssen in vierstelliger Höhe und einer viezahl an Rechnungen ist es manchmal schwierig den Überblick zwischen Budget und Ausgaben zu behalten. 

 

Um als eigenverantwortliche Küche schnell den Überblick zu bekommen, gibt es hier eine Liste zur Erstellung sauberer Übersichten.

Blankovollmacht Hamberger & Metro Großhändler
Blankovollmacht Hamberger & Metro Großhändler

Blankovollmacht Hamberger & Metro Großhändler

 

Häufig bietet sich der Einkauf bei einem Großhändler an. Hierzu benötigt ihr eine Karte des jeweiligen Anbieters. Diese Karten sind normalerweise personengebunden. Um mit der Karte einkaufen zu können, benötig ihr eine Vollmacht des/der Karteninhaber:in. Dies ist ein einfacher Vordruck.

Versicherungen für Freizeiten

Button Ecclesia
Button Ecclesia

Und was wenn was kaputt geht? Versicherungen helfen!

Für Freizeiten & Veranstaltungen der Jugendarbeit kann man Versicherung über die Ecclesia abschließen.

Diese Versicherung ist auf Kirche und Sozialunternehmen spezialisiert.

 

Das Onlineportal mit allen Informationen und Versicherungsbuchungsoptionen findest du links auf dem Button.

Teilnehmendendaten richtig erheben

Teilnehmendendaten
Teilnehmendendaten

Wer ist eigentlich alles dabei? Was muss ich über die Teilnehmenden wissen?

 

Um den Überblick über deine Teilnehmer:innen zu behalten, benötigst du eine übersichtliche Aufstellung der wichgitesten Informationen.

 

Diese Aufstellung kann um Informationen erweitert werden, die ihr für die Durchführung euerer Angebote benötigt. Wenn zu viele Informationen abgefragt werden, könnte ihr die jeweiligen Spalten einfach löschen.

 

 

Aufbewahrungspflicht: Der verantwortliche Träger (Kirchengemeinde, Dekanat, Verband etc.) muss die Anmeldedaten der Teilnehmenden 10 Jahre aufbewahren, um Zuschussverwendungen rechtssicher belegen zu können.

 

Datenlöschung: Gesundheitsdaten dürfen nur so lange aufbewahrt bleiben, wie dies für die Durchführung oder den Nachweis der Sorgfaltspflicht notwendig ist. Wir heben die Gesundheitsdaten maximal 90 Tage nach der Veranstaltung auf und vernichten sie dann.